Código de Conduta e Ética

1.     Objetivo

Este Código de Conduta e Ética tem como finalidade formalizar as normas e diretrizes da Hardlink e empresas do grupo empresarial. Seu objetivo é orientar de maneira ética, transparente e respeitosa os padrões mínimos de comportamento esperados de colaboradores, aprendizes, estagiários, prestadores de serviços, terceiros e subsidiárias. Ademais, o código assegura o combate a todas as formas de corrupção e suborno em situações de risco, em qualquer âmbito público privado, nacional ou estrangeiro.

O intuito deste código é a construção de confiança, compromisso e responsabilidade com todos os colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiária, orientando os mesmos a observarem e respeitarem o Código de Conduta e Ética, o qual abrange os seguintes elementos essenciais. 

Os elementos fundamentais do Código de Conduta e Ética são:

1. Responsabilidade pessoal;
2. Cumprimento das leis;
3. Relações entre colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiária;
4. Limitações na aceitação de brindes;
5. Evitar conflitos de interesses;
6. Ambiente de trabalho;

Este documento estabelece e orienta os padrões de comportamento, alinhando-se à missão, valores e objetivos da empresa. Ele serve como base para as interações entre colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiária, além de regular as relações com clientes, fornecedores, parceiros e órgãos governamentais, integrando-se à cultura organizacional.

2.     Abrangência

O documento aplica-se a todas as empresas do grupo empresarial, áreas, todos os diretores, colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiária da empresa, mas não limitados a associações, fornecedores, subcontratados, despachantes, consultores, entre outros.

O grupo empresarial é composto por Hardlink Informática e Sistemas Ltda (matriz e filiais), Yes Way Comércio e Serviços De Soluções Avançadas de Informática Ltda e 3Mtech Comércio e Serviços e Informática.

3.     Missão, Visão e Valores

3.1.  Missão

Através de sólidas parcerias, oferecer soluções e produtos capazes de agregar vantagens competitivas aos nossos clientes e seus negócios, sendo reconhecida pela excelência em tudo que a Hardlink e empresas do grupo empresarial se propõem.

3.2.  Visão

Unir o capital humano e a alta tecnologia para oferecer excelência em soluções e serviços de ponta aos nossos clientes.

3.3.  Valores

Respeito; Ética; União; Compromisso; Inovação e Excelência.

4.     Comprometimento da Direção

O presente código foi pensado e estruturado pelos Diretores da Hardlink e empresas do grupo empresarial, em conjunto com o Comitê de  Compliance, para garantir as principais orientações éticas e morais que norteiam as relações  internas, externas e governamentais, sendo aplicável a todos os diretores, colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiaria da empresa.

É da responsabilidade da Diretoria garantir que os princípios regidos por este Código sejam  comunicados, entendidos, observados e cumpridos por todos.

Deste modo, exigimos que terceiros, parceiros e fornecedores com os quais realizamos negócios, compartilhem desse compromisso, certificando-se de que suas práticas estão alinhadas aos princípios que norteiam a Hardlink e empresas do grupo empresarial.

5.     Relações e comportamentos no ambiente de trabalho

Nosso compromisso é promover um ambiente de trabalho ético, seguro e saudável para todos. Para isso, algumas atitudes entre os colaboradores, parceiros e fornecedores são fundamentais, como o respeito, educação e cooperação.

Visando um ambiente saudável, diverso e inclusivo e para manter um ambiente de transparência, confiança mútua e responsabilidade em todos os níveis, a Hardlink e empresas do grupo empresarial orientam através deste Código as boas práticas nas relações interpessoais de trabalho.

6.     Assédio, preconceito e discriminação

A Hardlink e empresas do grupo empresarial não permitem ou toleram qualquer tipo de assédio, discriminação, preconceito ou tratamento vexatório entre colaboradores, aprendizes, estagiários, prestadores de serviço, terceiros e subsidiária da empresa, além de clientes ou fornecedores, como:

• Preferências ou favorecimentos decorrentes de afinidade pessoal, posição social, hierárquica ou tempo de trabalho;
• Atitudes ou palavras que possam ser caracterizadas como assédio sexual e ou assédio moral;
• Intimidações, humilhações, bullying, ameaças ou atitudes abusivas, sejam por meio de gestos, palavras ou comportamentos contra a integridade moral e física de qualquer pessoa;
• Discriminação com base em raça, cor, etnia, sexo, idade, estado civil, religião, orientação sexual, necessidades especiais, aparência, origem, convicção política ou qualquer outra forma de preconceito.

7.     Tratamento Equitativo

A Hardilink e as empresas do grupo empresarial seguem o princípio de tratar todos os colaboradores, estagiários, aprendizes e prestadores de serviço de maneira justa e igualitária. Independentemente de características pessoais como raça, gênero, idade, religião ou orientação sexual, esse compromisso é fundamental para criar um ambiente de trabalho inclusivo e respeitoso. Assim, asseguramos que todos tenham iguais oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional.

O tratamento equitativo inclui:

• O recrutamento, a contratação e a promoção devem ser sempre baseados unicamente nas qualificações profissionais e nas habilidades necessárias para o desempenho do trabalho.
• A proibição de discriminação com base em raça, etnia, nacionalidade, cor, orientação sexual, religião, ou condições físicas e psicológicas.
• Cumprimento total da legislação trabalhista e dos acordos coletivos.
• Respeito absoluto aos direitos fundamentais assegurados pela Constituição Federal, direitos humanos e tratados internacionais ratificados pelo Brasil.

8.     Conflitos de Interesses

O conflito de interesses ocorre quando colaboradores, estagiários, aprendizes, prestadores de serviços, terceiros, parceiros, fornecedores e subsidiária têm a capacidade de impactar as negociações da empresa em busca de vantagens pessoais. Isso acontece ao utilizar sua posição ou a influência de alguém para promover interesses pessoais devido a comportamentos inadequados.

Para prevenir a ocorrência de tais situações, é essencial evitar os seguintes procedimentos:

• Recrutar ou manter na mesma equipe de trabalho amigos íntimos, parentes ou cônjuges;
• Aceitar vantagens e presentes (exceto os que se enquadram na categoria de brindes);
• Fazer uso indevido de informações privilegiadas obtidas dentro da empresa;
• Realizar, por parte do colaborador, outras atividades profissionais que possam interferir nos negócios da Hardlink e das empresas do grupo empresarial, mesmo que fora do horário de trabalho;
• Desenvolver atividades paralelas durante o horário de trabalho ou utilizando os recursos da empresa.
• Comprar ações de empresas, fornecedores ou parceiros com base em informações privilegiadas;
• Receber qualquer tipo de favorecimento, vantagens materiais ou financeiras de nossos fornecedores, prestadores de serviços, clientes ou órgãos governamentais.

9.           Confidencialidade e Sigilo

A diretoria, colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiária da Hardlink e empresas do grupo empresarial, respeitarão as obrigações de confidencialidade aplicáveis em suas negociações comerciais, sendo vedada a utilização ou divulgação das quaisquer informações confidenciais, segredos comerciais e os direitos de propriedade intelectual.

Toda e qualquer informação interna será protegida por sigilo, não podendo, em hipótese alguma, ser divulgada, compartilhada ou relatada externamente sem o expresso consentimento da empresa.

É de responsabilidade assegurar o sigilo das informações referentes aos dados pessoais e sensíveis de colaboradores, clientes, fornecedores e concorrentes, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados.

Qualquer divulgação de dados pessoais  e sensíveis, só poderá ser feita em determinadas situações, como quando há o consentimento do titular ou quando indispensável para cumprimento de uma obrigação legal. 

Fica vedada a realização de cópias ou reproduções de materiais particulares protegidos pela propriedade intelectual, ou a revelação de qualquer informação protegida pela Lei Geral de Proteção de Dados a terceiros, sem a prévia e expressa autorização da empresa

9.1.  Confiabilidade dos Relatórios Financeiros

Os registros contábeis da Hardlink e empresas do grupo empresarial, juntamente com a documentação comprobatória, são elaborados com descrições precisas, além de refletir de forma fiel a natureza das operações realizadas.

Todos os processos de compra e venda são conduzidos com clareza e precisão, evidenciando as relações de confiança mútua que a empresa busca estabelecer em suas relações comerciais.

10.  Relacionamentos

O relacionamento entre as partes deve prezar pela total urbanidade e respeito, independentemente da hierarquia entre eles existente.

10.1.                Relacionamento interno - Respeito Mútuo

O relacionamento interno entre a Hardlink e as empresas do grupo empresarial, assim como com seus colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviços, é fundamentado no respeito e na conformidade com as legislações vigentes, políticas e procedimentos internos, bem como com este código de conduta.

A empresa está comprometida em assegurar oportunidades de crescimento profissional aos seus colaboradores, utilizando critérios objetivos e considerando o desempenho individual.

Assim, as decisões não serão influenciadas por etnia, origem, nacionalidade, sexo, orientação sexual, crença religiosa, condição de sindicalização, convicção política ou ideológica, classe social, deficiência, estado civil ou idade. Ademais, quaisquer atos de discriminação no ambiente de trabalho relacionados a essas características não serão tolerados.

Deste modo, a Hardlink e empresas do grupo empresarial, orientam que os colaboradores devam:

• Realizar suas atividades profissionais com competência e diligência, buscando continuamente o aprimoramento técnico e a atualização.
• Manter uma conduta profissional íntegra, agindo sempre com zelo, honradez e dignidade.
• Ser estritamente profissionais e imparciais no relacionamento com todos os envolvidos.
• Agir de acordo com os princípios de lealdade, honestidade, competência, prudência e imparcialidade, visando tanto seu desenvolvimento profissional quanto o sucesso da empresa.
• Respeitar cada profissional, considerando suas condições e preferências individuais. Opiniões, sugestões ou reclamações devem ser ouvidas com atenção e seriedade.
• Tratar com respeito e dignidade todas as pessoas com quem interagem. A cortesia nas relações contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso.
• Evitar qualquer forma de assédio, seja sexual, moral ou econômico, bem como situações que possam representar pressões, intimidações ou ameaças nas interações entre colaboradores, independentemente de suas posições. Esses comportamentos são inaceitáveis.

10.2.                 Relacionamento Externo

10.2.1.             Fornecedores

A Hardlink e as empresas do grupo empresarial mantêm com fornecedores e prestadores de serviços uma relação baseada no profissionalismo e no respeito mútuo. As parcerias com fornecedores são geridas com critérios de seleção transparentes, e exigimos o cumprimento de todos os requisitos estabelecidos em nossas políticas e procedimentos internos.

Todas as aquisições de bens e serviços visam encontrar o melhor equilíbrio entre custo e benefício, garantindo sempre a qualidade de acordo com as normas técnicas e legislações vigentes, além do cumprimento dos compromissos e cronogramas estabelecidos.

Não aceitamos nenhum ato de corrupção ou fraude, e, por isso, nossos fornecedores e prestadores de serviços não podem estar associados ou envolvidos em atividades ilegais.

A seleção será conduzida com base nas seguintes diretrizes:

• Exigir dos Fornecedores a observância ao presente Código de Ética e   Conformidade Comercial.
• Priorizar Fornecedores que possuam adesão ao Programa de Integridade.
• Selecionar os Fornecedores com base na maior qualidade, preço, expertise, credibilidade e reputação no mercado.
• Selecionar somente os Fornecedores que atendam às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

10.2.2.             Clientes

O cliente é o centro de nosso negócio e desempenha um papel fundamental em nosso sucesso. Por essa razão, estamos comprometidos em construir relacionamentos sólidos e confiáveis, além de aprimorar continuamente nosso atendimento e a qualidade de nossos produtos e serviços.

Oferecemos soluções e produtos que conferem vantagens competitivas aos nossos clientes e suas empresas. Para conquistar e manter a fidelidade dos clientes, é essencial adotar uma postura de excelência e ética em todas as interações. Devemos atendê-los com cortesia, respeito e transparência, respeitando rigorosamente o Código de Defesa do Consumidor (CDC).

A Hardlink e empresas do grupo empresarial dedicam especial atenção ao pós-venda, assegurando amplo acesso as informações e esclarecimentos sobre dúvidas relacionadas aos serviços prestados. Além disso, seguem rigorosamente as disposições da Lei de Proteção de Dados Pessoais 13.709/18(LGPD) e da Lei nº 12.965/14, que regulamenta o Marco Civil da Internet, garantindo a segurança do cliente em todos os aspectos relevantes à negociação entre as partes.

10.2.3.            Com entidades públicas e Órgãos Governamentais

A Hardlink e empresas do grupo empresarial, em total conformidade com a Lei 12.846/2013, não aceita nem tolera práticas antiéticas de qualquer natureza ou atos de corrupção, seja por parte dos nossos colaboradores, como fornecedores e prestadores de serviços. Isso inclui qualquer forma de favorecimento, suborno, pagamento de quantias em dinheiro e a oferta de brindes, produtos, presentes ou entretenimento a funcionários públicos, com o objetivo de obter vantagens em decisões ou influenciar a manutenção de negócios.

A empresa define diretrizes através de sua política de Anticorrupção e Antissuborno, com base na Lei Anticorrupção, na Nova Lei de Licitações e outras leis correlatas, com o objetivo de combater todas as formas de corrupção e suborno. Esta política orienta o comportamento dos colaboradores, aprendizes, estagiários, prestadores de serviços, terceiros e subsidiárias em situações de ilegalidade, abordando tanto a corrupção ativa quanto a passiva nas interações com agentes públicos ou privados, sejam eles nacionais ou estrangeiros.

11.  Substâncias ilícitas/ álcool

A Hardlink e empresas do grupo empresarial não tolera e nem permite o uso, posse ou oferta de drogas ilícitas e/ou bebidas alcóolicas nas depedências da empresa, tão pouco aceita que o colaborador esta sobre o efeito dessas substâncias em horário de expediente.

12.  Portes de armas brancas e de fogo

Não é permitido, em nenhuma hipótese, o porte de qualquer tipo de arma nas dependências da empresa.

13.  Relações íntimas e parentescos

Relações de cunho íntimo, amoroso e sexual, bem como relações de parentesco (pais, cônjuges, filhos, irmãos, netos, avós, tios, enteados, cunhados e primos), não são permitidas entre colaboradores que atuam no mesmo setor e que tenham relação direta ou indireta de subordinação.

Caso o colaborador tenha ciência de que algum parente seu ou pessoa com quem tenha relações íntimas está participando de um processo seletivo da empresa ou caso venha a estabelecer esse tipo de relação com alguém que trabalhe em qualquer empresa do grupo deverá informar seu superior imediato e a área de Recursos Humanos.

Para os colaboradores que já atuam nas dependências da Hardlink e empresas do grupo empresarial, desde que não sejam do mesmo setor e não tenham relação direta ou indireta de subordinação, as relações de parentesco são permitidas.

Em caso de contratação de novos colaboradores ou de transferência, cabe ao colaborador informar previamente a relação de parentesco ao departamento de Recursos Humanos e à sua gerência imediata.

14.  Comercialização de produtos e/ou serviços

A Hardlink e empresas do grupo empresarial não autorizam a venda de produtos ou divulgação de serviços em suas dependências.

15.  Brindes/Entretenimentos

Nenhum brinde, presente, viagem ou forma de entretenimento pode ser oferecido a qualquer pessoa, seja Agente Público ou não, com o intuito de influenciar ou compensar inadequadamente um ato ou decisão, seja como compensação real ou pretendida para qualquer benefício da Hardlink e empresas do grupo empresarial, bem como os diretores, colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiária.

A Hardlink e empresas do grupo empresarial realizam suas interações de forma íntegra e transparente, obedecendo rigorosamente às leis e regulamentos pertinentes, padronizando as relações com fornecedores, e em conformidade com a Política Anticorrupção e Antissuborno.

A recepção de brindes é permitida nos seguintes casos:

• Somente poderão ser aceitos pequenos brindes, limitados ao valor unitário de U$ 100,00 (cem dólares), ou quando forem resultado de campanhas de incentivode vendas promovidas pelos fornecedores, de forma ética e com seus termos e regras claros, disponibilizados aos demais concorrentes de igual forma e respeitando todas as cláusulas deste Código de Conduta e Ética;
• Poderão ser sorteados em eventos, dentre todos os clientes e convidados e em iguais condições, excluindo-se os colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros, subsidiária, fornecedores e demais parceiros, brindes no teto de um notebook ou outro brinde de valor equivalente;
• Poderão ser dados em eventos, kits promocionais aos clientes e convidados, excluindo-se os colaboradores, aprendizes, estagiários, prestadores de serviço, terceiros, subsidiária, fornecedores e demais parceiros, limitados ao valor unitário de U$ 100,00 (cem dólares), respeitando todos os valores éticos e todas as políticas e procedimentos internos da empresa.

Ações de Marketing que promovam a marca da Hardlink e empresas do grupo empresarial, são estimuladas e naturalmente prática de mercado, porém os brindes e artigos disponibilizados aos clientes devem ser de baixo custo e nunca serem utilizados como vantagem ou troca por favores ou influência.

Fica a cargo do setor de Marketing da Hardlink e empresas do grupo empresarial, sempre, efetuar uma verificação da política de recebimento de brindes do próprio cliente e obedecer os critérios estabelecidos, antes de sugerir envio de brindes ou materiais disponibilizados com a finalidade de divulgação da marca da Hardlink e empresas do grupo empresarial aos nossos clientes.

16.  Programa de Integridade

O Programa de Integridade é uma ferramenta fundamental no enfrentamento da corrupção, visando promover uma cultura de integridade no local de trabalho. Este programa é composto por um conjunto estruturado de mecanismos e procedimentos internos, que se concentram na aplicação eficaz.

Desta forma, a Hardlink e empresas do grupo empresarial realizam o processo  de implementação, cuja as ações podem ser observadas no Programa de Integridade, ética e compliance.

17.  Política ESG

A Hardlink e e empresas do grupo empresarial realizam o processo  de implementação das ações voltadas a Política de ESG, visando incentivo ao desenvolvimento sustentável, responsabilidade social, de governança e com o meio ambiente.

18.  Segurança da Informação

18.1.                Tratamento e Armazenamento de Dados Pessoais

A Diretoria e os Colaboradores da Hardlink e empresas do grupo empresarial devem cumprir e respeitar a Lei Geral de Proteçãode Dados – 13.709/18 (LGPD), o Marco Civil da Internet – 12.965/14, bem como qualquer lei e regulamento relativo à Privacidade de Dados;

Os termos e condições para utilização e armazenamento dos dados pessoais estão descritos na "Política de Privacidade de Dados Interna".

18.2.                Confidencialidade

Considera-se confidencial toda informação que não seja de conhecimento público, pois seu vazamento pode impactar os resultados e a dinâmica dos negócios. Todo e qualquer dado que possa gerar prejuízo se revelado, deve ser classificado como confidencial. Já as informações públicas são aquelas oficialmente divulgadas pela empresa em seu site e/ou redes sociais. Deste modo, fica garantido o sigilo, a proteção de dados e a segurança da informação, seja em  meio físico ou virtual.

18.3.                Redes

As redes sociais estão integradas ao nosso dia a dia, sendo assim a Hardlink e empresas do grupo empresarial não recomendam a associação da empresa, seus nomes e marcas aos perfis pessoais dos colaboradores, salvo em redes de uso exclusivamente profissional, para preservar sua segurança e a de seus familiares.

18.4.                Equipamentos, Softwares, Suporte de Infraestrutura

A equipe de Infraestrutura do setor HSC, é responsável por fornecer os equipamentos necessários para que colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço e subsidiária possam desempenhar suas funções com excelência, atendendo às demandas técnicas de cada cargo.

18.5.                Imagem e Cultura da Empresa

Todo Colaborador deverá carregar consigo a imagem da Empresa. Desse modo, não serão toleradas condutas que violem a ética, moral, os direitos humanos, a ordem e segurança pública e as leis vigentes, tanto no ambiente de trabalho quanto fora dele.

18.6.                Termo uso Imagem e voz

Para toda e qualquer divulgação de fotos/vídeos entre os representantes da Hardlinlink e empresas do grupo empresarial com os seus parceiros, deverá ser assinado o termo de autorização do uso de imagem e voz.

O presente termo referenciado descreve todo e qualquer uso de material: entre fotos, vídeos, documentos, entre outros, que possam ser distribuídas em veículos de publicidade, bem como de comunicação e transmissão como Televisão em geral, Youtube, Internet, Redes Sociais, Outdoors, Jornais, Revistas, Panfletos, Rádios, Comerciais e serviços de Streaming, podendo ser realizados cortes, reduções e edições nas captações da minha imagem e voz.

19.  Comitê Compliance e Comitê LGPD

A Hardlink e empresas do grupo empresarial possuem um Comitê de Compliance e LGPD, cujo sua finalidade é garantir que todos estejas em conformidade com as leis, políticas, procedimentos interno e legislações vingentes. 

20.  Canal de Denúncia e Privacidade

É fundamental que cada colaborador, aprendiz, estagiário e prestador de serviço, terceiros e subsidiária contribua para um ambiente de trabalho onde todos se sintam seguros para expressar preocupações éticas, sem receio de retaliação, conforme as diretrizes estabelecidadas na Política Canal de Denúncias.

A Hardlink e empresas do grupo empresarial reservam-se o direito de aplicar medidas disciplinares a qualquer pessoa que, de forma intencional, fizer uma denúncia falsa ou adotar conduta inadequada.

A empresa oferece um canal exclusivo para que colaboradores, aprendizes, estagiários e prestadores de serviço, terceiros e subsidiária relatem situações que violem este Código, as políticas internas, procedimentos internos ou a legislação vigente, incluindo condutas consideradas antiéticas.

21.  Medidas disciplinares e Sanções legais

Os diretores, colaboradores, aprendizes, estagiários, prestadores de serviço e subsidiária envolvidos que violarem as normas deste Código de Conduta e Ética, ou agirem em desacordo com seus princípios, estarão sujeitos à aplicação de medidas disciplinares, conforme avaliação e decisão da Direção.

Qualquer membro que atue em nome da Hardlink e empresas do grupo empresarial, flagrado em violação desta Política está sujeito a medidas disciplinares que a Lei permitir inclusive e especialmente a demissão por justa causa, podendo ser aplicada mais de uma medida disciplinar, conforme a gravidade da falta cometida, sem prejuízo ao ressarcimento dos danos que forem causados à empresa e ou pessoas integrantes desta ou de relação comercial relacionada. Prestadores de serviços flagrados em violação desta política, estão sujeitos à extinção de sua relação comercial, bem como a quaisquer outras medidas reparadoras e jurídicas à disposição, nos termos da legislação aplicável, de acordo com o Código de Conduta e Ética.

22.  Considerações Gerais

Este Código não esgota todas as possíveis e eventuais questões éticas e todos os colaboradores, aprendizes, estagiários, prestadores de serviços, terceiros e subsidiárias devem seguir este  Código, Programa de Integridade, Ética e Compliance, demais políticas internas, os procedimentos e a legislação vigente.

Qualquer violação a essas diretrizes poderá resultar em sanções legais e medidas disciplinares, conforme descrito no item 21.

Quaisquer dúvidas referente a este Código, entrar em contato com o Comitê de Compliance pelo e-mail: canalconfidencial@hardlink.com.br

23.  Divulgação

A divulgação deste Código de conduta e Ética é essencial para que as partes interessadas tenham conhecimento dos parâmetros estabelecidos. Por meio de comunicados internos, reuniões e materiais informativos, a Hardlink e empresas do grupo empresarial informam as atualizações.

O Código encontra-se disponível em https://hardlinkcombr0.sharepoint.com/sites/hardlink-compliance de forma digital de fácil acesso, para consultas posteriores.